CHECK LIST DE EVENTOS

Abaixo você encontrará um check-list que lhe ajudará a fazer de seu evento (treinamento, convenção, palestra) um SUCESSO. Bom proveito. Se desejar fazer algum comentário ou sugestão sobre este material ou outros serviços que poderemos disponibilizar, não hesite em nos enviar um e-mail.
Atividades Gerais
1) Dimensionamento do evento
2) Estudo para determinação da sede
3) Cronograma de atividades
4) Listagem de convidados
5) Preparo correspondências gerais:
  • a) Circulares
    b) Malas diretas
    c) Programa
    d) Convites impressos
    e) Ofícios/ convites (autoridades/ palestrantes)
    f) Contrato com fornecedores

6) Preparo correspondências especiais:

  • a) Chefe de cerimônia
    b) Banda da Polícia Militar
    c) DSV
    d) DETRAN
    e) Companhia de eletricidade local
    f) Outros órgãos públicos envolvidos

7) Material aos participantes:

  • a) Brindes
    b) Pastas
    c) Blocos
    d) Canetas
    e) Crachás

8) Material Gráfico:

  • a) Fichas de inscrição
    b) Folhetos
    c) Papel e envelopes timbrados
    d) Programa (oficial e social)
    e) Certificado de participação
    f) Mapas de localização
    g) Convites
    h) Adesivos para veículos
    i) Cartões para mesa dos trabalhos

9) Material para a imprensa:

  • a) Press-release
    b) Press- kit
    c) Fotos

10) Hotel:

  • a) Cartões de boas-vindas
    b) Serviço de informação/ receptivo
    c) Serviço de turismo
    d) Relação de telefones úteis
    e) Relação de locais de compra
    f) Revistas
    g) Jornais
    h) Frutas
    i) Flores

11) Programação Visual:

  • a) Placas de sinalização para
    Local do evento, Hotéis, Aeroportos, Áreas externas, b) Letreiros de identificação
    c) Faixas
    d) Painéis fotográficos

12) Serviços turísticos:

  • a) Transporte
    b) Passagens aéreas
    c) Hospedagem
    d) Elaboração de tours
    e) Receptivo nos aeroportos

13) Outros:

  • a) Orquestra
    b) Banda
    c) Shows
    d) Correio
    e) Entrega protocolada
    f) Locação de veículos
    g) Exposição paralela
    h) Seguro
    i) Assistência Médica

Recursos Físicos
1) Local para:

  • a) Jantar/ almoço
    b) Coquetel
    c) Imprensa
    d) Sala Vip
    e) Secretaria geral
    f) Informações
    g) Slide- desk
    h) Pronto- socorro
    i) Estacionamento
    j) Pessoal de manutenção
    k) Pessoal de limpeza
    l) Instalações sanitárias
    m) Pessoal de apoio
    n) Copa/ Cozinha
    o) Reuniões
    p) Cambio
    q) Banco
Recursos Humanos
1) Coordenadores de área
2) Recepcionistas para:
  • a) Secretaria
    b) Balcão de informações
    c) Sala Vip
    d) Plenário
    e) Salas paralelas
    f) Cerimonial
    g) Imprensa
    h) Sala de diretoria

3) Tradutores
4) Intérpretes
5) Comitê de recepção
6) Assessor de imprensa
7) Operadores de som/ luz
8) Médico/ enfermeira
9) Pessoal de copa
10) Pessoal de limpeza
11) Pessoal de segurança
12) Manobristas
13) Office boy
14) Fotógrafo
15) Operador de vídeo
16) Pessoal de manutenção
17) Garçons/ copeiras
18) Mestres de cerimônia

Recursos Materiais
1) Equipamento e materiais:

  • a) Para a Projeção
    · Slides
    · Retroprojetor/ Data- show
    · Filmes
    · Vídeo- cassete
    · Telas
    b) Para a sonorização
    · Microfones
    · Amplificadores
    · Aparelho de som
    · Gravadores
    · CD´s de música ambiente
    · Fitas para gravação
    c) Para a secretaria
    · Máquina de escrever
    · Xerox
    · Off-set
    · Fax
    · Telefone
    · Telex
    · Pincel atômico

2) Lousa
3) Flip chart
4) Mastros
5) Bandeiras
6) Stands
7) Palanque
8) Palco
9) Passarela
10) Material de copa
11) Cobertura
12) Uniformes
13) Cabine de tradução simultânea

Cerimonial
1) Mesa para o receptivo
2) Lista de convidados
3) Livro de presença
4) Lista de confirmações
5) Reserva de mesas
6) Distribuição de lugares especiais
7) Cartões de citação
8) Dimensionar a mesa principal
9) Ordem do dia
10) Hasteamento de bandeiras
11) Hino nacional

Local de Alimentação
1) Disposição das mesas
2) Decoração
3) Sonorização
4) Pontos de luz
5) Pontos de água
6) Sinalização
7) Iluminação
8) Ar condicionado
9) Ventilação
10) Tablado
11) Música ambiente

Pós Evento
1) Prestação de contas
2) Relatório final
3) Ofícios de agradecimento
4) Álbum de fotografias
5) Edição de vídeo
6) Recortes de jornais
7) Impressão de anais

Elaborado por Vera Lúcia Simão.
Vera Lúcia Simão Assessoria Empresarial.
Fone: (11) 829.8533

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